Como fazer a contabilidade de condomínio de forma correta?

A contabilidade de condomínio é essencial para a escrituração de toda a movimentação financeira do mesmo. Para isso, entradas e saídas de recursos são devidamente gerenciadas por ferramentas contábeis.

Ainda que legalmente seja exigido apenas o seu registro, e não necessariamente a utilização de dispositivos contábeis, não há como fugir dessa realidade. Por isso, é importante aprender como tudo funciona.

Neste artigo, vamos mostrar a você a relevância dessa ciência tão antiga para uma gestão de condomínios. Você verá quais são os dispositivos legais que regem a obrigatoriedade do registro e da prestação de contas condominiais. Você também conhecerá quais são as obrigações contábeis na administração de condomínios. 

O que a lei diz sobre a contabilidade para condomínios?

Se tratando de contabilidade condominial, são diversos os tipos de especificidades legais existentes. Isso abrange diversas questões como, quais são as responsabilidades do síndico, quais são os deveres tributários, quais impostos compete à esse setor, dentre outras. 

Dessa forma, para sermos mais objetivos, vamos destacar cada uma dessas especificidades nos tópicos a seguir. 

Quem é o responsável pela contabilidade de condomínio?

Na verdade, a contabilidade do condomínio propriamente dita, não é dada, especificamente, como responsabilidade da administradora e nem do síndico.

Contudo, como previsto nas leis a seguir, compete ao síndico:

Artigo 1.348 do Código Civil:

VIII – Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.

Lei 4.591/64, no capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º:

Manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

Sendo assim, por mais que o síndico não seja responsável por executar os processos contábeis propriamente ditos, ele é encarregado de fazer e manter registros comprovando a movimentação financeira do condomínio. 

Essa questão também vem à tona na obrigação que o síndico tem de prestar contas ao condomínio perante a Assembleia Geral. Isso porque, para ele ser capaz de tal obrigação, é preciso ter todos os registros contábeis mencionados acima.

Lembrando que a prestação de contas pelo síndico é uma obrigação prevista não só na Lei de Condomínio, mas também no Código Civil.

Quais impostos o condomínio deve pagar?

Uma questão muito comum entre os gestores do segmento, sempre que tocamos no tópico de contabilidade condominial, são as responsabilidades tributárias, principalmente se tratando em saber quais são elas. 

Pensando nisso, para sanar as dúvidas, fizemos um abaixo, um compilado dos impostos que competem ao condomínio: 

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

Essa contribuição é referente ao financiamento de aposentadorias públicas bem como outras garantias, como, pensões , salário maternidade, auxílio doença e seguro desemprego.

A contribuição é de 20% sobre o pagamento efetuado aos funcionários pertencentes a folha de pagamento do condomínio, profissionais autônomos contratados e o síndico.

FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)

Esse pagamento se refere à contribuição do condomínio para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço de todos os funcionários diretamente contratados. Ou seja, só haverá pagamento para o FGTS se existirem colaboradores com carteira assinada.

O valor do dispêndio é equivalente a 8% do salário pago ao funcionário em questão. Existe, também, um prazo legal a ser respeitado para cumprimento da obrigação. É até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.

Cofins

Esse imposto é referente à contribuição que financia a seguridade social e tem relação direta com a contratação de quaisquer tipos de prestadores de serviço. No entanto, sua cobrança não incide em percentuais. É representada por uma taxa fixa de R$215,05 por cada nota fiscal emitida.

ISS (Imposto Sobre Serviços)

O ISS é destinado para as prefeituras e incide sobre a prestação de serviços. Dessa forma, além de variar de município para município, o valor também varia de acordo com o tipo de serviço. Para sua correta definição, deve ser consultada a legislação da prefeitura local.

CSLL (Contribuição Sobre o Lucro Líquido)

Assim como o ISS, a Contribuição sobre o Lucro Líquido tem seu fator gerador na contratação de serviços de terceiros. Tem alíquota variável entre 12% e 32% e também oscila de acordo com o tipo de serviço prestado ao condomínio.

PIS/PASEP

Programa criado pelo Governo com o intuito de financiar particularmente o pagamento de seguro-desemprego e o abono salarial.

Seu pagamento tem o mesmo prazo de recolhimento do INSS e tem o valor de 1% da folha, podendo sofrer variações de acordo com o estado em que se encontra o condomínio.

Qual é a importância da contabilidade de condomínio?

Uma boa administração requer controle por meio de uma exímia escrituração. Sendo assim, é dessa forma que se consegue manter a ordem em meio a um mar de números, que em uma gestão condominial advém de folha de pagamento, encargos trabalhistas, impostos e contas a pagar e a receber.

Caso não se tenha afinidade com os números, é importante desenvolvê-la. Vem daí a importância de ter um bom processo contábil na administração de um condomínio. Com tantas obrigações de entrada e saída de recursos, fica impossível desenvolver um bom trabalho sem contar com o uso correto das ferramentas que a contabilidade dispõe.

Vale destacar que a responsabilidade pela manutenção dos registros contábeis é do síndico. Isso é explicitado pela Lei 4.591/94, a Lei do Condomínio. No entanto, ela não obriga o responsável pela administração a fazer a escrituração segundo as leis contábeis. É exigido apenas que seus registros sejam realizados.

A questão é que isso resulta na margem para erros de iniciantes em gestão condominial. Ainda levando em consideração a legislação, o Código Civil para condomínios determina a obrigatoriedade da prestação de contas anualmente, ou ainda, quando exigida por meio da assembleia geral.

Por meio dessas duas leis são elencadas as obrigações do administrador do condomínio em relação à escrituração das movimentações financeiras.

Como a contabilidade deve ser feita?

Mesmo sem a exigência de se seguir as normas contábeis, não há como fugir das ferramentas já amplamente utilizadas, como o EFD Reinf aplicado aos condomínios. Esse é um modo de escrituração exclusivo para a administração condominial. Então, o ideal é se adaptar.

Além disso, é necessário utilizar o demonstrativo de resultados. Ele pode ser desenvolvido em uma planilha com duas colunas. Uma delas deve representar a entrada de recursos, enquanto a outra coluna mostrará a saída. Somado a tudo isso, é necessário fazer a prestação de contas, quando a cada mês será apresentada a destinação do dinheiro arrecadado.

A contabilidade de condomínio é essencial para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. Por meio dela, pode-se gerenciar corretamente todos os recursos dos condôminos, além de possibilitar melhor controle do dinheiro.

Para isso, é importante contar com uma empresa especializada para ajudar a fazer a contabilidade. Isso evitará erros e problemas da gestão com os condôminos do local.

Qual a importância de automatizar esse processo? 

Além de saber como fazer contabilidade, é importante estar por dentro das várias ferramentas que podem lhe ajudar nesse processo tão importante.

Sendo assim, o objetivo de tais ferramentas consistem em reduzir a ocorrência de erros e retrabalhos por meio de automação, digitalização e centralização dos vários procedimentos contábeis que há em uma gestão de condomínio.

Pensando nisso, aqui vão as principais funcionalidades que se deve procurar para saber identificar um bom software de contabilidade:

• Contabilização automática da movimentação financeira e provisões;
• Plano de contas;
• Relatórios contábeis;
• Integração com sistemas de gestão eletrônica de documentos;
• Gestão por centro de custos.
• Geração de ECF, SPED e ECD;
• Automatização da depreciação contábil;
• Aprovação de lançamentos;
• Automatização de lançamentos contábeis;
• Suporte para a centralização de multi-empresas;

É importante destacar que, o ideal é optar por um software que ofereça no mínimo as funcionalidades citadas acima, na medida em que, quanto mais digitalizado o processo, mais seguro e eficiente ele será, de forma que uma grande parte da papelada será dispensada. Assim, todos os riscos envolvidos no processo físico serão eliminados, como perda, extravio e danos a documentos impressos.

Levando em consideração o assunto de contabilidade, ainda mais em condomínios, a previsão orçamentária é algo indispensável. Essa prática que serve, principalmente, para tornar os gastos e investimentos do condomínio o mais previsível possível é essencial para um financeiro saudável.

Contudo, há aqueles que têm dúvidas de como realizar esse processo da forma mais precisa e eficiente. Para isso, preparamos um guia completo sobre os principais segredos da previsão orçamentária para condomínios.

FONTE: www.groupsoftware.com.br